Apesar de constarem nos bancos de dados do fisco, cabe às empresas comerciais e industriais manterem de forma organizada a guarda de todos os documentos fiscais eletrônicos, de entradas e saídas, pelo prazo prescricional.

Com a realização dos trabalhos da i4, a organização dos documentos fiscais é dada de acordo com o período (ano e mês), tipo de operação (entrada ou saída) e participante (cliente ou fornecedor), possibilitando uma rápida localização de qualquer documento fiscal através de pesquisa simples por número do documento, CNPJ, CPF ou nome do participante.