• Identificação  e correção de erros antes da fiscalização.
• Redução dos riscos de multas e autos de infração.
• Base de dados para confrontação dos registros fiscais com os estoques físicos..
• Análise de divergências e correção com implicações nos resultados.
• Verificação da integridade dos registros fiscais e dos estoques.
• Relatórios de apuração de divergências para fins de defesa fiscais em autos de infração.

Com a realização dos trabalhos da i4, a organização dos documentos fiscais é dada de acordo com o período (ano e mês), tipo de operação (entrada ou saída) e participante (cliente ou fornecedor), possibilitando uma rápida localização de qualquer documento fiscal através de pesquisa simples por número do documento, CNPJ, CPF ou nome do participante.

Além disso, também são indicados quais documentos a empresa não possui a guarda dos arquivos com validade jurídica (formato XML), ou seja, aqueles documentos que encontram-se escriturados, mas não estão em posse da firma auditada.

Inconsistências como número da chave eletrônica, valor escriturado, quantidade adquirida ou mesmo alocação incorreta do item comprado podem trazer reflexos negativos, sugerindo possíveis omissões de entradas ou saídas de mercadorias.

Em suas auditorias e perícias de estoques, a i4 aponta as inconsistências citadas anteriormente indicando quais as melhores alternativas para corrigir ou justificar cada situação.

Itens repetidos, por exemplo, podem apontar uma suposta omissão de entradas em um código e omissão de saídas em outro, fazendo com que a empresa seja duplamente penalizada em fiscalizações. Um cadastro saneado e acompanhado de forma permanente é imprescindível para consistência nas informações prestadas ao fisco.

A identificação de itens repetidos ou com inconsistências em suas movimentações é mais um dos apontamentos realizados pela i4. Com essa ação preventiva é possível evitar diversas penalidades decorrentes de divergências nos estoques.

O acompanhamento do inventário físico, aquele que se encontra nas prateleiras e depósitos das organizações, é fundamental para o gerenciamento operacional, mas geralmente não é esse contingente que é levado em consideração nas auditorias tributárias, que via de regra acontecem com defasagem de alguns anos.

Nesse sentido, é fundamental o acompanhamento permanente do inventário fiscal, aquele quantificado pela movimentação constante nos documentos e escriturações fiscais e que servirá de embasamento para os trabalhos dos órgãos fiscalizadores.

Através de um de seus softwares exclusivos, a i4 Auditoria Digital é capaz de projetar de maneira confiável o inventário fiscal das organizações comerciais a partir dos documentos fiscais e arquivos enviados para o SPED, possibilitando uma análise específica por item e/ou comparativa com os apontamentos dos sistemas de gestão de estoques.

Nesse contexto, a identificação e entendimento de inconsistências se tornam impraticáveis sem um relatório que agrupe a movimentação, detalhando por operação o fluxo dessa mercadoria.

No serviço de auditoria e/ou perícia fiscal a i4 disponibiliza, de forma analítica, fichas de controle de estoque que proporcionam o acompanhamento minucioso de todos os itens constantes na escrituração fiscal, identificando o documento que acobertou cada operação.

Muitas vezes essas discrepâncias ocorrem, por exemplo, por conta de erros na conversão das unidades de medida, inconsistências nos cadastros, utilização de código errado nas saídas ou ainda entradas escrituradas de forma incorreta.

Através de um software desenvolvido pela i4 exclusivamente para levantamento dessas omissões, realizamos o apontamento dessas inconformidades, possibilitando a identificação de divergências e oportunizando a correção ou justificativa dessas diferenças.

O confronto permanente entre os inventários físico e fiscal permite às organizações identificarem e corrigirem erros decorrentes da equivocada alimentação do seu sistema de controle de estoques, incorreções na escrituração fiscal ou contagem física das mercadorias.

Com o acompanhamento da i4 Auditoria, as organizações podem conferir se as informações dos estoques físicos (realizados através de contagens) estão de acordo com os dados transmitidos para a SEFAZ e para a Receita Federal.

Cadastros repetidos de mercadorias, erros na conversão de unidades de medida ou ainda erros na escrituração fiscal, por exemplo, podem apontar incorretamente a existência de itens com quantidades negativas.

Com advento do SPED e dos documentos fiscais eletrônicos, o levantamento dos estoques passou a ser realizado de forma mais fácil, rápida e eficaz pelos entes fiscalizadores. A identificação de itens com quantidades negativas, não só na data do inventário, mas no decorrer de toda a escrituração, é um dos apontamentos realizados pelos serviços da i4.

Todavia, existem circunstâncias em que as empresas descumprem essa regra, seja por uma incorreta precificação, descontos excessivamente concedidos ou equívocos na identificação da mercadoria no momento da saída.

Além de apontar as operações enquadradas como possíveis subfaturamentos, os relatórios exclusivos da i4 identificam também aquisições e vendas com diferenças relevantes de valores entre as operações em um curto espaço de tempo.

A equipe da i4 Auditoria Digital está preparada para auxiliar as organizações no acompanhamento dessa declaração acessória, além de dispor de ferramenta específica e exclusiva para auditoria permanente desta obrigação fiscal.

No ato das auditorias fiscais, os clientes e seus respectivos contadores podem contar com o apoio da i4 para esclarecer novamente todos os levantamentos que foram realizados nos trabalhos encerrados, assim como assessoria na elaboração de justificativas (quando cabíveis) para as autoridades fiscais.

Em parceria com contadores e/ou advogados tributaristas, a perícia da movimentação dos estoques é essencial para empresas que desejam argumentações durante o processo de fiscalização ou para constituir provas para defesa e impugnação de autos de infração.

Nesse sentido, o trabalho de auditoria preventiva realizado pela i4 fornece, além de relatórios analíticos, planilhas detalhadas e recomendações acerca dos estoques das empresas comerciais, painéis de acompanhamento onde são destacados os resultados encontrados nas auditorias em curso e comparações com desfechos de períodos anteriores (até 5 anos), evidenciando os principais tipos de inconsistências e os eventos que contribuíram com cada tipo de ocorrência, tudo isso através de dashboards de fácil compreensão e interação personalizados para cada cliente.

No plano de auditoria digital de estoques com periodicidade trimestral, além da segurança fiscal gerada pelas auditorias preventivas, os clientes i4 contam com análise detalhada, por seção ou departamento, dos principais itens comercializados, desempenho geral das operações com mercadorias e apontamento das principais inconsistências para cada segmentação.

Os clientes i4 do plano de auditoria digital de estoques com periodicidade trimestral podem contar com uma assessoria específica sobre essas transações, gerando mais segurança e evitando futuros erros ou inconsistências.